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Thursday , 01 de march de 2018

Ferramentas do Office 365 garantem economia de tempo e maior produtividade ao MPSP

Instituição vem se beneficiando de ferramentas como OneDrive e Flow
Instituição vem se beneficiando de ferramentas como OneDrive e Flow

Implementado no Ministério Público de São Paulo, o sistema de computação em nuvem garante a membros e servidores da instituição uma série de ferramentas que facilitam o dia a dia no trabalho. O projeto #VemPraNuvem usa o Office 365, da Microsoft, para dar aos que fazem o MPSP a possibilidade de poder trabalhar de praticamente qualquer lugar, além de muito mais espaço de e-mail e para o armazenamento de arquivos. São 100 GB de espaço no novo Outlook, e 1 TB de armazenamento seguro no OneDrive, onde também é possível compartilhar os documentos, entre outras funcionalidades. 

Os impactos da novidade, que faz parte dos recentes investimentos em tecnologia realizados pela Procuradoria-Geral de Justiça, já estão sendo percebidos na prática, durante as atividades desenvolvidas no Ministério Público. Para Flávio Kaneoya, por exemplo, além do Word, Excel e Outlook, o uso do OneDrive tem sido essencial para o acesso a arquivos, independentemente do computador utilizado ou do local onde esteja. 

O SharePoint, que permite o gerenciamento de projetos online, colaboração em equipe e sincronização de documentos em tempo real, é outra ferramenta do Office 365 amplamente usada por Kaneoya em sua rotina profissional no Núcleo de Investigação, no Fórum Central Criminal da Barra Funda, onde ele atua como oficial de Promotoria chefe. "Como expedimos mais de 1.100 ofícios por mês para Promotorias, grupos de atuação especial e outros, o SharePoint organiza toda essa logística de distribuição. Até agora em cada Promotoria havia uma pasta compartilhada a que eu tinha acesso para salvar os ofícios digitalmente. Agora vou criar uma biblioteca de documentos para cada Promotoria, onde vou salvar os ofícios em PDF e dar acesso para leitura às respectivas Promotorias. Com isso, tudo ficará centralizado", explica o funcionário do Ministério Público. 

Já por meio do Flow, funcionalidade do Office 365 voltada à criação de fluxos de trabalho automatizados para a sincronização de arquivos e coleta de dados, o oficial de Promotoria faz com que os ofícios, assim que são salvos na pasta determinada, também já sejam enviados automaticamente para a respectiva Promotoria, que recebe um e-mail com o arquivo em anexo. "Dessa maneira, os servidores da Promotoria não precisam ficar verificando a pasta toda hora. Eles são alertados sobre o ofício no mesmo instante. A  vantagem desse procedimento é que um número razoável dos ofícios que expedimos podem ser juntados em processos que requerem uma certa urgência, como em casos com réu preso, prescrição próxima ou uma audiência próxima", afirma Kaneoya.

Para o servidor, um dos maiores ganhos obtidos com a implementação do Office 365 diz respeito à interação com as Promotoria, no compartilhamento de dados mais ágil e robusto e na automatização de algumas rotinas que antes nem existiam ou nem eram possíveis. 

Quando perguntado que sugestão daria aos demais servidores e membros do MPSP para que aproveitem ao máximo as possbilidades oferecidas pela computação em nuvem, Kaneoya indica assistir aos vídeos presentes no Stream, ferramenta de vídeos do Office 365. Lá, é possível conferir, por exemplo, dicas para o uso do Word online, Skype dor Business e Outlook. 

Opiniões parecidas tem o assessor do MPSP Nabil Alameddine, que há sete anos trabalha no Centro de Apoio Operacional à Execução (CAEx). Entre as diversas ferramentas oferecidas pelo Office 365 e que vêm agilizando a rotina no setor, Alameddine destaca o PowerBI, que explora e monitora dados. Para o assessor, o aplicativo representa uma mudança de paradigma na análise de dados no MPSP, pois a possibilidade de trabalhar facilmente com arquivos de múltiplas fontes representa um ganho significativo no rendimento das atividades desenvolvidas, especialmente pelo Núcleo de Geoprocessamento (GeoCaex). 

Uma das melhorias obtidas para o CAEx com o uso do PowerBI diz respeito ao processo de agendamento de veículos destinados às diligências efetuadas. Até 2017, cada solicitante necessitava preencher uma requisição (em documento do Word) com dados pessoais e outras informações pertinentes ao deslocamento. Esse requerimento era impresso, assinado e entregue em mãos ao setor administrativo do CAEx, que por sua vez digitava novamente parte dos dados em outras planilhas administrativas.

"A partir da implantação do BI e demais funcionalidades, essas etapas acima foram suprimidas e a solicitação passou a ser realizada via formulário eletrônico com campos pré-selecionáveis, o que reduziu o tempo no preenchimento e encaminhamento ao setor competente, além de eliminar a impressão da requisição, diminuindo gastos com papel, toner e energia", explica Alameddine. 

Feito o preenchimento eletrônico, os dados da solicitação alimentam diretamente uma planilha eletrônica hospedada na nuvem que, gerenciada pelo PowerBI, publica em um Dashboard online as informações relevantes do agendamento, como: solicitante, datas/horários dos deslocamentos, origem/destino, bem como o motorista do CAEx ou Pool designado para o transporte.

Ainda de acordo com o funcionário do CAEx, com a publicação online e transparente dos deslocamentos, outras possibilidades foram notadas. "Por exemplo, tornou-se possível, eventualmente, aproveitar “caronas” ou o envio de materiais diversos, Ofícios e Autos, minimizando deslocamentos destinados somente a essas finalidades, proporcionando economia em combustível, na manutenção dos veículos, no desgaste físico do motorista, entre outros benefícios". 

Na visão de Alameddine, é importante que todos os que trabalham no MPSP dediquem alguns minutos para explorar e apreender as aplicações existentes no portal do Office 365, "pois existem funcionalidades que podem realmente facilitar e otimizar as tarefas laborais de cada um no dia a dia da instituição". 

As ferramentas do Office 365 estão disponíveis neste link.


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